10 CONSEILS PROFESSIONNELS POUR ORGANISER UN ÉVÉNEMENT
L’événementiel est une industrie en constante évolution qui consiste à organiser, planifier et exécuter des rassemblements pour une variété de clients et de publics. L’événementiel peut prendre de nombreuses formes et servir de nombreux objectifs.
Les événements les plus courants dans l’industrie du BtotB comprennent les séminaires, les conventions, les congrès, les conférences et les colloques.
Concernant les événements commerciaux organisés par une entreprise vers ses clients ou prospects, ils peuvent prendre différentes formes, allant des simples journées portes ouvertes aux salons professionnels en passant par des événements plus créatifs tels que le street marketing.
Voici 10 conseils pour réussir son événement
1. DETERMINEZ L’OBJECTIF DE L’EVENEMENT
Déterminer clairement l’objectif de votre événement avant de commencer à le planifier est indispensable. Lorsque vous le déterminez, assurez-vous qu’il soit spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et temporel (ou SMART en anglais). En définissant des objectifs SMART, vous pouvez mieux organiser votre événement, ainsi qu’évaluer son succès à la fin.
2. ÉTABLISSEZ UN BUDGET
L’un des aspects les plus importants dans la planification est de déterminer le budget. En établissant un budget réaliste, vous pouvez vous assurer que vous avez suffisamment de fonds pour mener à bien votre événement. Cela permet aussi d’éviter les mauvaises surprises financières qui pourraient nuire à votre événement et à votre entreprise.
Cela vous permet de déterminer combien vous pouvez dépenser pour chaque aspect de l’événement, ainsi que les domaines dans lesquels vous pouvez éventuellement réduire les coûts. N’oubliez-pas d’inclure une marge de sécurité pour les imprévus.
Il est également important de suivre de près les dépenses et les recettes tout au long de la planification, afin de vous assurer que vous restez dans votre budget.
Si vous avez des sponsors ou des partenaires pour votre événement, discutez des attentes en contrepartie, dès le début de la planification. Cela peut inclure la façon dont les fonds seront utilisés.
3. CHOISISSEZ UN LIEU APPROPRIE
Le choix du lieu est un facteur clé dans le processus de création d’un évènement. Par exemple, si vous collectez des fonds pour la protection des animaux, il serait approprié de tenir l’événement dans un parc ou une réserve naturelle où les participants peuvent être en contact avec des animaux.
Prendre en compte la facilité d’accès au lieu pour vos participants doit aussi être un critère de sélection. Choisir un lieu facilement accessible en transport en commun ou en voiture peut augmenter la participation et la satisfaction de votre public cible.
4. PLANIFIEZ VOTRE CALENDRIER
Établir un calendrier est un élément indispensable, vous devez prendre en compte tous les aspects de l’événement. Planifier chaque aspect dans les moindres détails est la clé pour assurer que tout se déroule comme prévu.
Cet aspect à tendance à être oublié mais assurez-vous de prévoir des temps de pause pour les participants afin qu’ils puissent se ressourcer. Elles permettent également aux participants de discuter entre eux et de créer du lien.
Enfin, vérifiez que tout est bien coordonné et que les horaires sont respectés pour offrir une expérience fluide aux participants. Disposer d’un plan de contingence en cas de retard ou de problème imprévu.
5. ÉLABOREZ UN PLAN DE COMMUNICATION
Développer un plan de communication pour s’assurer que votre événement atteigne le plus grand nombre de personnes possible est crucial.
Votre plan de communication peut inclure l’utilisation de différents canaux, tels que les réseaux sociaux, l’envoi d’e-mails, la création d’affiches, etc. Il est important de choisir les canaux les plus pertinents pour votre public cible.
Lorsque vous développez votre plan de communication, il faut veiller à ce que votre message soit clair et qu’il attire l’attention de votre public cible.
Il est nécessaire de mesurer l’efficacité de votre plan de communication en suivant les réponses de votre public cible. Vous pouvez utiliser des outils d’analyse pour mesurer le nombre de personnes atteintes par votre communication, le nombre de clics sur vos publications, le taux d’ouverture de vos e-mails, etc. En le mesurant, vous pouvez apporter des ajustements pour améliorer les résultats.
6. ENGAGEZ DES PARTENAIRES
Les partenaires peuvent aider à promouvoir et organiser votre événement, ce qui peut réduire les coûts et étendre la portée de votre événement.
Les partenaires potentiels peuvent inclure des sponsors qui vous aident à financer votre événement en échange d’une visibilité pour leur marque. Les influenceurs sont également un moyen de promouvoir votre événement auprès de leur public. Lorsque vous engagez des partenaires il faut veiller à ce que vos valeurs soient alignées avec les leurs. Recherchez des partenaires qui partagent la même vision que vous, qui ont les mêmes cibles et qui peuvent apporter un réel plus à votre événement.
Sans oublier de déterminer les termes et conditions de votre partenariat : sa durée, les contributions attendues de chaque partie, les avantages offerts aux partenaires, etc.
7. OFFREZ UNE EXPERIENCE UNIQUE
Offrir une expérience unique et mémorable aux participants est l’une des clés de la réussite d’un événement. Les participants sont plus susceptibles de parler positivement de votre événement s’ils ont vécu quelque chose de spécial et d’inoubliable.
Vous pouvez ainsi inclure des cadeaux personnalisés, des activités interactives, des activités d’animation, des expériences culinaires, des performances artistiques, etc.
Les activités interactives permettent aux participants de se connecter avec d’autres personnes présentes à l’événement et avec votre marque, et les cadeaux peuvent représenter une attention particulière et un lien qui perdurent au-delà de l’événement.
8. PREVOYEZ UNE EQUIPE COMPETENTE
La réussite d’un événement repose en grande partie sur la qualité de l’équipe qui le gère. Il est donc essentiel de prévoir une équipe compétente et expérimentée pour gérer votre événement.
L’équipe dédiée est chargée de la planification et de la coordination de tous les aspects liés à l’événement, tels que la réservation de lieux, l’organisation du transport, la gestion des fournisseurs, la gestion des contrats, la coordination des activités, etc.
Il faut s’assurer que tous les membres de l’équipe sont bien coordonnés et disposent des ressources nécessaires pour mener à bien leur travail. Cela peut inclure des réunions régulières pour discuter de l’avancement de l’événement, des outils de communication efficaces pour assurer une coordination efficace, des ressources suffisantes, etc.
9. ASSUREZ LA SECURITE
Pour certains événements, il faut prévoir des mesures de sécurité pour protéger les participants et le personnel contre tout incident ou danger potentiel. Les mesures de sécurité adéquates peuvent inclure la présence de professionnels tels que des agents de sécurité ou des pompiers, ainsi que la mise en place de barrières ou de zones sécurisées. Veillez à ce que tous les participants soient informés des règles de sécurité et qu’ils respectent ces dernières afin d’éviter tout risque d’accident ou d’incident.
10. FAITES UN SUIVI DE L’EVENEMENT
Il faut faire un suivi de l’événement pour mesurer son succès et obtenir des commentaires des participants. Le suivi peut inclure la collecte de données sur la participation, la satisfaction des participants et les commentaires des partenaires ou des sponsors. Ces informations peuvent vous aider à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
Par exemple, si les participants ont apprécié une activité particulière, vous pouvez la répéter lors du prochain événement ou l’améliorer.
En suivant ces 10 conseils, vous pouvez créer un événement réussi et inoubliable tout en atteignant vos objectifs avec succès.
EXEMPLE D’ÉVÉNEMENTS ORGANISÉS L’AGENCE
ROYAL CANIN, INCREDIBLE IN EVERY DETAIL
Royal Canin, groupe international propriété de Mars, devait se doter d’un média efficace pour diffuser sa stratégie globale à tous ses marchés et partager de l’information avec tous ses collaborateurs à travers le monde.
Ce besoin de communication interne transversale et instantanée s’est accentué avec la pandémie et les nouvelles pratiques de communication distancielle qu’elle a instaurées.
Chirripo produit 4 fois par an des évènements internes en plateaux TV live réalisés depuis le Campus Royal Canin et diffusés à plusieurs milliers de collaborateurs. Le scope de l’agence passe par la scénographie, la réalisation multi-caméra, la gestion des speakers sur le plateau et en « remote », la création de génériques, d’habillages et de vidéos diffusés pendant les lives.
APEX ENERGIES, 30 ANS ÇA SE FÊTE !
Implanté à Montpellier, en Occitanie, Apex Energies est un producteur indépendant d’énergie renouvelable et un développeur photovoltaïque.
À l’occasion des 30 ans du groupe, Chirripo a conçu et mis en place une stratégie de communication 360° aux multiples objectifs : faire valoir son expérience, se positionner comme le spécialiste de la toiture solaire en France et communiquer auprès des marchés BtoB.
En point d’orgue de cette année très spéciale, l’agence s’est chargée de l’organisation de cette soirée anniversaire : de la recherche et la location du lieu jusqu’à la coordination le jour J, en passant par la gestion des prestataires (son, lumières, régie, traiteur, animation…), l’envoi des invitations, la présence d’un speaker inspirant, la captation photo et vidéo…
C’était 250 partenaires, investisseurs, clients et salariés qui se sont rassemblés au Château Puech-Haut, heureux de se réunir pour cette belle soirée festive et conviviale.
Conclusion
Notre pôle événementiel est spécialisé dans l’organisation de séminaires, salons, conférences, et bien plus encore. Notre équipe de professionnels est à votre disposition pour répondre à vos besoins et transformer vos idées en réalité.
Nous prenons le temps d’écouter attentivement vos besoins et vos objectifs pour créer un événement qui répondra à vos attentes. Notre expérience nous permet de gérer tous les aspects de l’organisation, de la planification initiale à la réalisation de l’événement.
Contactez-nous dès maintenant pour discuter de vos besoins et commencer à planifier votre prochain événement mémorable.